Akıllı Karşılama, işletmelerin WhatsApp'a gelen mesajlarını tek panelden yönetmesini ve yapay zekâ desteğiyle yanıtlamasını sağlayan bir hizmettir. Bu politika; sitemizi ziyaret ettiğinizde, formlarımızı doldurduğunuzda ya da panelimizi kullandığınızda hangi bilgileri işlediğimizi, bunları neden ve kimlerle paylaştığımızı, çerezleri nasıl kullandığımızı sade bir dille anlatır.
1. Kapsam ve veri sorumlusu
Bu politika akillikarsilama.com adresindeki tanıtım sitesini ve işletmelerin kullandığı paneli kapsar. Kişisel verilerinizin hukuki sebepleri, saklama süreleri ve haklarınız ayrıntılı olarak KVKK Aydınlatma Metni'nde yer alır. Veri sorumlusu:
- Hizmeti sunan ve veri sorumlusu
- Akıllı Karşılama (hizmeti sunan)
- Adres
- Arnavutköy, İstanbul
- Telefon
- 0544 942 67 55
- E-posta
- info@akillikarsilama.com
Hizmeti sunan kişinin açık kimlik bilgileri, talep hâlinde yukarıdaki telefon ya da e-posta adresine yapılan başvuru üzerine bildirilir.
2. Hangi bilgileri topluyoruz?
Siteyi ziyaret ettiğinizde
Sunucumuz, her istekte IP adresinizi, tarayıcı ve cihaz bilginizi, istenen sayfayı ve zamanı kaydeder. Bu kayıtlar sitenin güvenli çalışması ve hataların giderilmesi için tutulur. Kullandığımız çerezler Çerezler bölümünde anlatılır.
Form doldurduğunuzda
Sitedeki iletişim ve demo talebi formlarında yazdığınız ad soyad, telefon numarası ve e-posta adresinizi alırız. İletişim formunda e-posta adresi isteğe bağlıdır; bu formda ayrıca mesajınızı alırız. Demo talep formunda e-posta adresi zorunludur; bu formda ayrıca işletmenizin adını ve, yazmayı seçerseniz, sektörünüzü ve notunuzu alırız. Onay kutusunu işaretlediğinizde, onay zamanını ve onayladığınız metnin sürümünü de kaydederiz.
Paneli kullandığınızda
Panel hesapları işletmenin talebi üzerine tarafımızca açılır; sitede kendi kendine kayıt yoktur. Hesabı açarken işletmenizin adını, yetkilinin ad soyadını, e-posta adresini ve telefon numarasını kullanır, yetkiliye şifresini kendisinin belirleyeceği bir bağlantı göndeririz; şifreyi biz belirlemeyiz ve görmeyiz. Hesabınızın ad soyad, e-posta ve telefon bilgilerini; şifrenizin tek yönlü özetini (şifrenizin kendisini saklamayız); iki adımlı doğrulamayı açtıysanız bunun için gereken anahtarı; işletmenizin adını, adreslerini, logosunu ve sosyal medya hesaplarını; yüklediğiniz belgeleri, sık sorulan sorularınızı ve yapay zekâ ayarlarınızı; abonelik, kota ve kullanım bilgilerinizi işleriz.
İşletmelerin WhatsApp yazışmaları
Bir işletme WhatsApp numarasını panele bağladığında, o numaraya gelen ve o numaradan giden mesajlar (gönderenin telefon numarası, WhatsApp profil adı, mesajın içeriği ve zamanı) panelde saklanır. Bu verilerde veri sorumlusu işletmedir; biz işletme adına veri işleyen olarak hareket ederiz.
Site asistanıyla sohbet ettiğinizde
Sitedeki yapay zekâ asistanına yazdığınız mesajları ve asistanın yanıtlarını saklarız; kötüye kullanımı önlemek için konuşma kimliğini, IP adresinizi ve günlük mesaj sayınızı tutarız. Asistana yazdığınız mesajdaki telefon numarası ve e-posta adresi, kaydedilmeden ve yapay zekâ sağlayıcısına iletilmeden önce maskelenir. İletişim bilginizi ancak asistan penceresindeki formda aydınlatma özetini görüp onay verdiğinizde kaydederiz; onay zamanını, gösterilen metnin sürümünü ve IP adresinizi onay kaydı olarak saklarız. Talep bırakmadığınız konuşmalar, belirli bir süre sonra kendiliğinden silinir (süreler KVKK Aydınlatma Metni'nde).
3. Bilgileri ne için kullanıyoruz?
- Hesabınızı açmak, paneli ve WhatsApp bağlantısını çalıştırmak, aboneliğinizi ve kotanızı yönetmek.
- İşletmenin talimatıyla gelen mesajları panele taşımak ve işletme istediğinde yapay zekâ yanıtı üretmek.
- Taleplerinize ve destek sorularınıza yanıt vermek.
- Hesabınıza yetkisiz erişimi, kötüye kullanımı ve güvenlik açıklarını önlemek.
- Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve uyuşmazlık hâlinde haklarımızı korumak.
Bilgilerinizi satmayız ve reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmayız.
4. Yapay zekâ ile işleme
İşletme otomatik yanıtı açtığında, gelen mesaja yanıt üretmek için şu bilgiler yapay zekâ hizmet sağlayıcımız OpenAI'ye (ABD) gönderilir: müşterinin yazdığı mesaj, aynı konuşmanın son mesajları ve işletmenin panelde hazırladığı bilgi havuzu (sık sorulan sorular, yüklenen belgelerin metni, işletme açıklaması). Müşterinin mesajı olduğu gibi iletildiği için, müşteri mesajına kişisel bilgi yazdıysa bu bilgi de iletilir. İşletme panelde soru önerisi istediğinde yalnızca işletmenin bilgi havuzu gönderilir.
Panel kullanıcısı yapay zekâyı denemek için paneldeki test sohbetini kullandığında, test sohbetine yazdığı mesajlar, yapay zekânın bu sohbette verdiği yanıtlar (sohbetin son on iki mesajı) ve işletmenin bilgi havuzu OpenAI'ye gönderilir. Test sohbetinin içeriği tarafımızca saklanmaz; yalnızca kullanım ve maliyet takibi için işlenen metin miktarı (token sayısı) kaydedilir. Test sohbetine kişisel bilgi yazılırsa bu bilgi de iletilir.
Şifreler, iki adımlı doğrulama anahtarları ve WhatsApp bağlantı bilgileri yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez. İşletme, otomatik yanıtı konuşma bazında kapatabilir ve konuşmayı kendisi devralabilir.
Site asistanına yazdığınız mesajlar ve aynı konuşmanın son mesajları da yanıt üretilmesi için OpenAI'ye iletilir; mesajlardaki telefon numarası ve e-posta adresi iletilmeden önce maskelenir. Asistan üzerinden bıraktığınız ad, telefon ve e-posta bilgileri bu isteklere eklenmez.
5. Bilgileri kimlerle paylaşıyoruz?
Hizmeti sunabilmek için aşağıdaki sağlayıcılarla, yalnızca gereken bilgiyi paylaşırız:
| Sağlayıcı | Ne için | Hangi bilgi | Nerede |
|---|---|---|---|
| OpenAI | Yapay zekâ yanıtı, soru önerisi ve paneldeki test sohbetinin yanıtını üretmek | Mesaj içeriği, konuşmanın son mesajları, test sohbetine yazılan mesajlar, işletmenin bilgi havuzu | ABD |
| Green API | İşletmenin WhatsApp numarasını hizmete bağlamak, mesaj almak ve göndermek | Telefon numarası, profil adı, mesaj içeriği | Yurt dışı |
| Meta Platforms | İşletme resmî WhatsApp Business Platformu ile bağlandıysa mesaj almak ve göndermek | Telefon numarası, mesaj içeriği | Yurt dışı |
| Barındırma sağlayıcısı | Site, panel ve veritabanının çalıştığı sunucu | Hizmette işlenen tüm bilgiler | Türkiye |
| E-posta sağlayıcısı | Hesabı açılan yetkiliye şifre belirleme bağlantılı hoş geldiniz e-postası; panel kullanıcılarına şifre sıfırlama ve e-posta doğrulama e-postaları ile destek talebine verdiğimiz yanıtın bildirimi; panelden açılan destek taleplerinin ve bu taleplere yazılan yanıtların yetkilimize bildirilmesi; iletişim formundan gelen talebin yetkilimize bildirilmesi; demo talep formundan gelen talebin yetkilimize bildirilmesi | Ad, e-posta adresi, e-postanın içeriği (destek bildirimlerinde işletme adı, yazan kullanıcının adı, talebin konusu, mesaj ya da yanıt metni ve talebin durumu; iletişim formu bildiriminde ad soyad, telefon numarası, varsa e-posta adresi ve mesaj; demo talebi bildiriminde ad soyad, işletme adı, telefon numarası, e-posta adresi ve varsa sektör ve not) | info@akillikarsilama.com adresinin kurumsal e-posta hizmeti; sağlayıcının adı ve konumu gönderim hizmete alındığında eklenir |
| Google Fonts, Bunny Fonts, jsDelivr, cdnjs | Sayfaların yazı tiplerini ve bazı stil dosyalarını yüklemek | IP adresi, tarayıcı bilgisi | Yurt dışı |
| Google Analytics | Yalnızca onay verdiyseniz site ziyaretlerini ölçmek | Çerez kimliği, ziyaret edilen sayfalar, trafik kaynağı, cihaz türü | Yurt dışı |
Sunucumuz ve veritabanımız Türkiye'dedir; kayıtlarınız yurt içinde saklanır. Yapay zekâ yanıtı üretmek için gereken mesaj içeriği yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısı OpenAI'ye iletilir ve sağlayıcının kendi politikası çerçevesinde sınırlı süre tutulabilir. WhatsApp mesajları da yurt dışındaki bağlantı sağlayıcısı üzerinden alınıp gönderilir.
Yapay zekâ sağlayıcısı OpenAI'ye (ABD) yapılan aktarım, KVKK'nın 9. maddesinin dördüncü fıkrasının (b) bendi uyarınca standart sözleşmeye dayanır; standart sözleşme imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna bildirilir. Aktarılan bilgiler mümkün olduğunca en aza indirilir: yalnızca yanıt üretmek için gereken mesaj içeriği ve bilgi havuzu gönderilir; şifreler ve bağlantı bilgileri gönderilmez. Ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni'nin yurt dışına aktarım bölümündedir.
Bunların dışında bilgileriniz yalnızca kanunen yetkili kamu kurumlarına ve yargı mercilerine, talep edilen bilgiyle sınırlı olarak verilir.
6. Çerezler ve yerel depolama
Çerez, ziyaret ettiğiniz sitenin tarayıcınıza bıraktığı küçük bir metin dosyasıdır. Sitemizde yalnızca sitenin çalışması için zorunlu olan çerezler kendiliğinden kullanılır. İsteğe bağlı çerezler ancak çerez penceresinde “Kabul et”i seçerseniz kullanılır; “Reddet”i seçerseniz hiç yüklenmez.
Zorunlu çerezler
| Çerez | Ne işe yarar | Süresi |
|---|---|---|
Oturum çerezilaravel-session |
Sayfalar arasında oturumunuzu ve form güvenliğini sürdürür; giriş yaptığınızda sizi tanır. | Son işleminizden sonra 120 dakika |
XSRF-TOKEN |
Formların başka bir site tarafından sizin adınıza gönderilmesini (CSRF saldırısı) önler. | Son işleminizden sonra 120 dakika |
“Beni hatırla” çereziremember_web_59ba36addc2b2f9401580f014c7f58ea4e30989d |
Yalnızca girişte “Beni hatırla”yı seçerseniz oluşur; bir sonraki ziyaretinizde yeniden şifre sormadan giriş yapmanızı sağlar. Çıkış yaptığınızda silinir. | 400 gün |
cerez_tercihi |
Çerez penceresinde verdiğiniz kabul ya da ret kararını hatırlar; pencerenin her sayfada yeniden çıkmasını önler. | 12 ay |
site_onizleme |
Yalnızca site bakımdayken, önizleme bağlantısıyla giren yetkililerde oluşur; sitenin bakım sırasında görüntülenmesini sağlar. | 30 gün |
İsteğe bağlı çerezler
Yalnızca onay verdiğinizde, sitenin nasıl kullanıldığını ölçmek için Google Analytics 4 kullanılır. Google Analytics'te reklam kişiselleştirme ve Google sinyalleri kapalıdır; panelde, giriş ekranlarında ve hata sayfalarında Google Analytics yüklenmez.
| Çerez | Ne işe yarar | Süresi |
|---|---|---|
_ga |
Ziyaretçileri birbirinden ayırmak için rastgele bir kimlik tutar. | 2 yıl |
_ga_<kimlik> |
Ziyaret oturumunun durumunu tutar. | 2 yıl |
Çerezlerin tarayıcınızdaki ömründen ayrı olarak, Google Analytics'te kullanıcı ve etkinlik düzeyindeki veriler 2 ay saklanır; bu süre sonunda yalnızca toplu istatistik raporları kalır. Bu veriler Google'a, yani yurt dışına aktarılır. Aktarımın dayanağı, KVKK'nın 9. maddesinin dördüncü fıkrasının (b) bendi uyarınca standart sözleşmedir.
Yerel depolama
Bazı tercihler çerez yerine tarayıcınızın yerel depolamasında (localStorage) tutulur:
- Panel teması (
theme): panelde açık ya da koyu görünümü seçtiyseniz bu tercihi hatırlar. Tarayıcı verilerini silene kadar kalır. - Site asistanı konuşması: asistanla sohbet başlattığınızda sunucunun ürettiği konuşma kimliği ve erişim belirteci tutulur. Böylece başka sayfaya geçtiğinizde ya da sayfayı yenilediğinizde yazışmanız kaybolmaz; yazışma geçmişi yalnızca bu belirteci taşıyan tarayıcıya gösterilir. Tarayıcı verilerini sildiğinizde yeni bir konuşma başlar.
Tercihinizi nasıl değiştirirsiniz?
Her sayfanın alt kısmındaki “Çerez tercihleri” bağlantısıyla çerez penceresini yeniden açabilir, verdiğiniz onayı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz. Onayı geri çektiğinizde, sayfayı yenilemenize gerek kalmadan isteğe bağlı çerezler silinir ve yeniden oluşturulmaz. Tarayıcınızın ayarlarından çerezleri ve yerel depolamayı silebilir ya da engelleyebilirsiniz; zorunlu çerezleri engellerseniz panele giriş yapamayabilirsiniz.
7. Bilgilerinizi nasıl koruyoruz?
- Şifreler geri döndürülemeyen biçimde özetlenerek saklanır.
- Panel hesapları için iki adımlı doğrulama seçeneği sunulur.
- Her işletmenin verisi ayrı tutulur; bir işletmenin kullanıcıları başka bir işletmenin verisini göremez.
- Panelde işletme içi yetkiler rollere göre sınırlandırılır.
- Bilgilere erişim, hizmetin sunulması için gereken kişilerle sınırlıdır.
8. Bilgileri ne kadar saklıyoruz?
Bilgileri, toplandıkları amaç için gereken süre ve mevzuattaki saklama süreleri boyunca saklarız. Başlıca süreler:
- hesap ve işletmenin bilgileri: üyelik süresince ve üyeliğin bitiminden sonra 10 yıl (ticari defter ve belge saklama yükümlülüğü);
- WhatsApp konuşmaları ve mesaj kayıtları: üyelik süresince; işletme silinmesini talep ettiğinde ya da üyeliğin bitiminden en geç 1 yıl sonra silinir;
- destek talepleri: üyelik süresince ve üyeliğin bitiminden sonra 2 yıl;
- form kayıtları (iletişim formu ve demo talep formu): 2 yıl;
- erişim ve trafik kayıtları: 2 yıl (5651 sayılı Kanun).
Süre dolduğunda bilgiler silinir ya da anonim hâle getirilir. Bütün süreler KVKK Aydınlatma Metni'nin saklama bölümünde yer alır.
9. Haklarınız ve bize ulaşma
Bilgilerinize erişmek, düzeltilmesini ya da silinmesini istemek ve KVKK'nın 11. maddesindeki diğer haklarınızı kullanmak için başvuru yolunu kullanabilirsiniz. İşletmelere WhatsApp'tan yazanların verilerinde veri sorumlusu işletmedir; bu durumda başvurunuzu öncelikle yazıştığınız işletmeye yapmanızı öneririz.
10. Çocukların gizliliği
Site ve panel işletmelere yöneliktir. 18 yaşından küçüklerin kişisel verilerini bilerek toplamayız.
11. Bu politikadaki değişiklikler
Bu politikayı hizmetimiz veya mevzuat değiştiğinde güncelleriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yer alır; sürüm numarası ve son güncelleme tarihi sayfanın başındadır. Önemli değişiklikleri panel kullanıcılarına ayrıca bildiririz.
